La scarsezza di tempo a disposizione, la stanchezza, la poca o nulla motivazione, le difficoltà a condividere le informazioni, le caratteristiche temperamentali dei partecipanti, il disordine, e altre componenti negative fanno sì che spesso le riunioni non siano efficaci e che alimentino una predisposizione negativa in coloro che sono chiamati a parteciparvi.

E' importante, quindi, che chi le organizzi e chi le gestisca conosca quali sono i comportamenti ottimali che ne determinino il successo e che li sappia efficacemente porre in essere.